L’email reste un outil très largement utilisé au sein des entreprises. Nombreux sont les employés à passer une grosse partie de leur journée à consulter leurs emails et à en rédiger. Malgré l’évidente simplicité d’usage et l’usage très répandu, il s’avère que les emails ont également leurs inconvénients, ce qui justifie parfois de limiter leur usage au profit de logiciels professionnels ou de communication plus simples auprès des collègues, clients et partenaires.
Pourquoi les emails sont largement utilisés ?
Peu s’en souviennent, mais le projet “Google Wave” lancé initialement en 2009 avait pour ambition de faire disparaître les emails au profit d’un moyen de communication plus moderne et enrichie de données plus “dynamiques”. Cependant, à peine 1 an après son lancement, le projet a fermé ses portes.
Le bilan de cet échec est simple à analyser : l’email est présent partout dans notre usage d’internet au quotidien. Ne serait-ce que pour s’inscrire à un site web, il faut souvent indiquer un email pour pouvoir retrouver son mot de passe si celui-ci s’égare.
En entreprise, l’email permet de contacter un client ou partenaire sans se soucier de savoir s’il est déjà au téléphone ou s’il est absent. Ce moyen de communication asynchrone conserve le message pour le destinataire tout comme pour l’expéditeur.
De la même manière, il est possible de recevoir des messages provenant de plateformes. Ainsi, un logiciel peut envoyer un email pour transférer une facture avec un minimum d’effort pour l’entreprise expéditrice de la facture. En vrac, voici quelques cas d’usages d’email qui s’avèrent utiles en entreprise :
- Email contenants des factures ;
- Notification d’avis de passage lorsqu’un professionnel doit rappeler à un client sa prestation ou son RDV ;
- Alerte lorsqu’un stock matériel dépasse un seuil critique ;
- Synthèse hebdomadaire de l’usage de certains logiciels.
Pourtant les emails ne sont pas toujours bénéfiques
La gestion par email ne possède pourtant pas que des avantages. Pour cela, laissez-nous vous conter une anecdote très révélatrice.
Une société de traitement des eaux avait mis en place une station dans une très reculée. Pour limiter le suivi et les passages d’un technicien, ils y ont installé une pompe très moderne qui envoi chaque jour une synthèse de son état de fonctionnement. Le chargé de suivi recevait donc un email journalier qu’il a décidé de classer dans un dossier à part sur son compte de messagerie.
Un jour, cette pompe est tombée en panne, envoyant alors un gros message d’erreur dans l’email journalier. Mais le responsable ne prenait plus la peine d’ouvrir ses emails journaliers et n’a pas découvert la panne avant plusieurs jours.
Moralité de cette anecdote : trop d’emails ne seront pas consultés avec autant d’attention qu’un email uniquement s’il y en a besoin.
Ajoutons à cela le manque de productivité d’un employé qui est coupé dans son travail à chaque fois qu’une notification lui signale l’arrivée d’un nouvel email.
Bonnes pratiques pour conserver un usage intelligent des emails au travail
Utiliser des outils performants pour favoriser la productivité de vos collaborateurs fait partie des règles fondamentales de la gestion d’équipe. La messagerie de l’entreprise peut être un outil efficace si vous suivez ces bonnes pratiques :
- Basculer les échanges entre employés via un logiciel de messagerie instantanée professionnel ;
- Ne pas s’envoyer des dossiers par emails, et plutôt les enregistrer dans un espace de stockage commun à l’entreprise ;
- Se désabonner des fausses newsletters pour lesquels vous ne vous êtes jamais abonnés ;
- Limiter les emails sans objectifs clairement défini ;
- Désactiver certaines notifications par email de plateformes très gourmandes en email (exemple : Facebook, Twitter, LinkedIn …).
Après avoir suivi ces quelques règles, la messagerie devrait être allégée et se contenter d’informations plus pertinentes.
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