La dématérialisation est la voie à suivre et la plupart des entreprises y voient un moyen de se mettre au vert et de préserver l’environnement. De nombreuses entreprises cherchent également à se débarrasser des pratiques redondantes et à obtenir un avantage concurrentiel. Êtes-vous prêt à transférer vos comptes créditeurs vers un système dématérialisé ?
Comment cela fonctionne-t-il ?
Avec la facturation dématérialisée, vous utilisez votre logiciel de gestion comptabilité ou un programme/logiciel spécial qui génère des factures pour créer et envoyer des factures où que vous soyez et à n’importe quelle heure de la journée. Le logiciel permet généralement de personnaliser le modèle de la facture pour qu’il reflète l’image de l’entreprise.
De nombreux champs seront également préremplis automatiquement pour vous et il vous suffira de choisir un client dans la liste, d’entrer le montant de la facture (ou il peut être tiré de projets, etc.), la date d’échéance et de la soumettre pour approbation, le cas échéant. La ou les personnes habilitées à approuver la facture peuvent également le faire directement depuis leur téléphone portable ou tout autre appareil. Une fois approuvée, la facture peut être envoyée au client d’un simple clic.
Le client reçoit généralement la facture par courrier électronique au format PDF. Il peut également recevoir des photos et d’autres documents liés à la facture que vous pouvez joindre à celle-ci. Pour rendre le paiement plus simple et plus rapide, vous pouvez activer une fonction de dépôt direct. Cela signifie que le client peut payer le service ou le produit directement à partir de la facture. Plus besoin de rédiger des chèques, de les poster et d’attendre qu’ils soient traités.
Le logiciel de facturation en ligne vous permet également de suivre l’historique des factures en un seul endroit, de les partager et de les télécharger, et de voir si les clients ont consulté et/ou payé la facture. Si nécessaire, vous pouvez envoyer des rappels de paiement automatiques, ce que vos clients apprécieront certainement et vous bénéficierez d’un meilleur contrôle de vos comptes créditeurs.
Pourquoi passer au zéro papier ?
Approbation et paiement plus rapides des factures
L’envoi de factures sur papier est un long processus qui demande beaucoup de temps et de ressources. La facturation en ligne à l’aide d’un logiciel spécialisé permet d’automatiser l’envoi et l’approbation des factures. On peut facilement programmer l’envoi des factures et les envoyer à plusieurs contacts, de sorte que toute personne disponible peut traiter les paiements à temps. En outre, dans un processus de facturation sur papier, des rappels réguliers sont nécessaires pour que les paiements soient effectués dans les délais. Les factures en ligne transforment complètement cette situation, car des rappels automatiques peuvent être envoyés aux destinataires de la facture, ce qui rend le processus beaucoup plus efficace.
Gestion simplifiée des factures
Le suivi et la gestion d’un grand nombre de factures est un processus fastidieux dans un système papier. Les risques qu’une facture se perde en cours de route sont énormes. Les rapports de facturation simplifiés fournis par les logiciels de facturation facilitent la régulation et le suivi de l’état des paiements, et des mesures peuvent être prises en temps utile pour réduire les factures en souffrance.
Stockage facile des factures
Le stockage manuel des factures entraîne des coûts énormes en termes de papier et d’espace. De grands espaces doivent être dédiés au stockage sécurisé des factures papier. Les factures archivées doivent être gérées en permanence, ce qui demande du temps et des ressources supplémentaires. La facturation dématérialisée permet de partager les factures au format numérique et d’y accéder à tout moment et en tout lieu. Cela permet d’économiser du temps et des ressources.
Possibilité de recherche des factures
Les factures historiques peuvent être difficiles à rechercher dans un système papier. Si l’on doit trouver une facture, quelle que soit son ancienneté, et que l’on connaît le nom du client, on peut la retrouver rapidement en utilisant une solution de facturation en ligne. Il est possible d’utiliser plusieurs options de recherche, comme le numéro de facture, la date, le nom du client, le solde restant, etc.
Processus d’audit simplifié
Les risques de fraude de la part des employés et d’autres pratiques de ce type sont élevés lorsqu’il s’agit d’un système de facturation papier, où le processus est compliqué et implique différentes personnes qui signent et approuvent les factures. Le suivi des approbations en ligne et la date à laquelle la facture a été envoyée, approuvée et payée peuvent être facilement effectués. Cela rend le processus d’audit moins long et plus simple.
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