La conduite de réunion n’est pas une chose qui s’improvise. Sans but à atteindre, sans ordre du jour, vous allez vite vous éparpiller et chacun va repartir déçu. Nos astuces pour mener une réunion convenablement.
Le b-a-ba de la conduite de réunion
Avant la réunion
La conduite de réunion passe déjà par une gestion rigoureuse des invitations et des horaires. Tout le monde doit savoir exactement qui est convié, à quelle heure et quel jour.
Le choix des participants est primordial. S’il s’agit d’une réunion de travail, les exécutants sont la bienvenue pour recueillir leurs trucs et astuces, ainsi que leurs attentes. Un développeur ou toute personne d’un service technique l’est également pour ses réponses ciblées et son expertise.
En revanche, s’il s’agit d’une réunion de validation, de décision, la présence du responsable ou du directeur d’unité est indispensable. Pensez bien à l’indiquer lors de l’envoi de l’invitation, notamment dans l’objet : « réunion de la validation de la stratégie marketing ».
Le choix du lieu s’avère important. Outre le nombre de places, chacun doit pouvoir se voir et discuter. Si les personnes viennent de plusieurs sites, choisissez un lieu central pour tous, ou bien effectuez une visio-conférence avec les membres de l’équipe ne pouvant se déplacer.
L’ordre du jour constitue enfin un élément capital. Il dresse les éléments à aborder lors de la réunion et les objectifs : décider du coloris de tel produit, faire le point sur l’avancement et les freins… Il faudra prévoir ainsi une durée adéquate en lien avec le sujet et la respecter.
Pendant la réunion
Pour une conduite de réunion efficace, commencez par accueillir avec le sourire vos participants. Arrivez en avance pour préparer le matériel. Puis prenez le rôle de l’animateur :
- Lancer officiellement la réunion et annoncer l’ordre du jour et les objectifs
- Faire un tour de table, pour que chacun s’exprime
- Commencer par le sujet le plus délicat, quand tout le monde est attentif
- Équilibrer les prises de parole de chacun
- Ne pas hésiter à recentrer le débat
- Savoir conclure et initier le plan d’action
Après la réunion
La conduite de réunion ne s’arrête pas quand tout le monde est parti. Le compte rendu s’avère nécessaire, ne serait-ce que pour formaliser ce qui a été décidé. Plus on le rédige « à chaud », plus il est efficace.
Le compte rendu reprend en des termes simples les points abordés et les éventuelles décisions. Il rappelle le plan d’action décidé et fixe les dead-lines. Il sera diffusé aux participants et éventuellement à d’autres personnes ou services impactés par les décisions prises.
Certaines personnes y ajoutent un questionnaire de satisfaction. C’est à vous de voir. Ça peut être utile quand vous débutez.
Utiliser un logiciel de gestion de projet
La conduite de réunion peut encore être facilité avec un logiciel de gestion de projet et de travail collaboratif en ligne.
Avec un logiciel partagé entre les membres des équipes, on peut gagner du temps dans la préparation de la session, et surtout dans le suivi du plan d’action. Le calendrier partagé facilite l’établissement des réunions.
Les outils de travail collaboratifs permettent aux participants de modifier les comptes-rendus, d’y ajouter leurs remarques. Ils peuvent aussi vous aider à élaborer l’ordre du jour en recueillant en amont les besoins.
Les plans d’action dynamiques permettent aussi un suivi en temps réel et par conséquent baissent le nombre de réunion de suivi nécessaires.
Grâce à un logiciel de gestion performant, on peut également partager des fichiers de travail, visibles dès la phase d’invitation.
Une bonne conduite de réunion commence avant avec la rédaction d’un ordre du jour précis, ainsi que des objectifs à atteindre. Elle se poursuit durant la rencontre en animant et recadrant le sujet. Elle se termine par l’envoi d’un compte rendu où chacun retrouve ce qu’il a à faire ainsi que la date limite.
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